Krav om å få utlevert miljøinformasjon kan settes fram både skriftlig og muntlig. I mange tilfeller kan det likevel være vanskelig for den som får forespørselen å svare bare på grunnlag av et muntlig spørsmål. Det kan derfor være hensiktsmessig å skrive til virksomheten for å få behandlet kravet på en god måte. Krav om miljøinformasjon bør rettes til ledelsen eller ledende personell i den virksomheten kravet er rettet mot. I en butikk kan dette for eksempel være butikksjefen eller andre ansatte med lederansvar. Et krav om miljøinformasjon kan avvises dersom det er for generelt formulert eller ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å forstå hva kravet gjelder, jf. miljøinformasjonsloven § 16 tredje ledd. Det er derfor viktig at det går klart fram hvilken informasjon som kreves.

Krav om miljøinformasjon kan rettes mot offentlige og private virksomheter og offentlige organer. Klagenemnda behandler bare klager mot offentlige og private virksomheter. Klagenemnda behandler ikke klager på offentlige organer.

Offentlige organer er organer for Stat og kommune, samt andre rettssubjekter som utfører offentlige oppgaver når dette fremgår av miljøinformasjonsloven § 5. Dersom kravet om miljøinformasjon er rettet mot et offentlig organ, skal klage ikke rettes til Klagenemnda, men til det nærmeste overordnede organet.

Miljøinformasjonsloven regulerer kun retten til å få informasjon om miljøet. Begrepet "miljøinformasjon" forstås i loven som faktiske opplysninger og vurderinger om forhold som har betydning for miljøet. Begrepet er nærmere definert i miljøinformasjonslovens § 2.

Dersom kravet om informasjon gjelder innholdet i produkter og skadevirkninger av produkter eller produktspesifikk informasjon ellers, kan informasjonen kreves utlevert i medhold av produktkontrolloven § 10. Det er i så fall et vilkår at informasjonen gjelder forhold som kan medføre helseskade eller miljøforstyrrelse. Det er ikke nødvendig å vise til den korrekte paragrafen i klagen.

Retten til å få miljøinformasjon er begrenset til forhold ved virksomheten som kan medføre en "ikke ubetydelig påvirkning på miljøet", jf. miljøinformasjonslovens § 16 første ledd. Det er virksomheten som eventuelt må sannsynliggjøre at informasjonen faller utenfor bestemmelsens virkeområde.

Det finnes unntak fra retten til å få miljøinformasjon. For eksempel er forretningshemmeligheter unntatt etter miljøinformasjonsloven § 17. For produktspesifikk informasjon finnes samme regel i produktkontrolloven § 10. Det må gjøres en konkret vurdering av om det som spørres om er forretningshemmeligheter og dermed unntatt fra retten til miljøinformasjon.

En virksomhet kan også avslå kravet om miljøinformasjon dersom kravet er åpenbart urimelig eller informasjonen vil lette handlinger som kan skade deler av miljøet som er særlig utsatt eller truet av utryddelse. Et krav om miljøinformasjon kan også avvises dersom det er for generelt formulert og det er for vanskelig å forstå hva kravet gjelder. Hva som gir grunnlag for avslag eller avvisning fremgår av miljøinformasjonslovens § § 16 og 17.

Partene oppfordres til å legge frem all informasjon som har betydning for saken. Dersom virksomheten ikke svarer eller ikke legger fram etterspurt informasjon, vil nemnda kunne ta stilling til klagen basert på de opplysningene som foreligger. I en viss utstrekning vil nemnda innhente nødvendig informasjon av eget tiltak.

Det er virksomheten som må sannsynliggjøre at kravet om miljøinformasjon ikke gjelder forhold ved virksomheten som kan medføre en ”ikke ubetydelig påvirkning på miljøet”, jf. miljøinformasjonsloven § 16 første ledd. Det er derfor viktig at virksomheter som får et krav mot seg og mener at den ikke har svarplikt, begrunner dette. På samme måten bør virksomheter som mener den etterspurte informasjonen er forretningshemmeligheter eller at andre unntak gjelder i saken, begrunne dette overfor nemnda.

Nemndas medlemmer og sekretariat har taushetsplikt etter forvaltningsloven.

Den som mottar et krav om miljøinformasjon, skal besvare kravet snarest mulig og senest innen en måned etter at kravet er mottatt, jf. miljøinformasjonsloven § 18 fjerde ledd.

Dersom det er tale om mye informasjon eller informasjonens karakter gjør det vanskelig å utlevere den innen fristen, kan fristen forlenges. I så fall skal virksomheten snarest mulig og senest innen en måned etter at kravet er mottatt, informere den som har satt fram kravet om årsaken til at virksomheten trenger lenger svarfrist, og samtidig informere om når svaret vil bli gitt. Slikt foreløpig svar kan unnlates dersom det er åpenbart unødvendig. Informasjonen må uansett senest være kommet frem til den som har fremsatt kravet innen to måneder.

Den som får et krav om informasjon, kan i utgangspunktet utlevere informasjonen i den formen vedkommende ønsker, jf. miljøinformasjonsloven § 18 første ledd. Det betyr at dersom kravet kan besvares ved å henvise til allment tilgjengelige offentlige registre, rapporter, produktmerking eller lignende, kan informasjonssøker henvises dit. Samtidig er det et krav at informasjonen skal være dekkende og forståelig, jf. lovens § 18 annet ledd. Det kan derfor hende at virksomheten vil måtte svare på en måte som er mer i tråd med kravet som er fremsatt. Flere virksomheter kan gå sammen om å oppfylle informasjonsplikten.

Dersom en virksomhet avslår et krav om miljøinformasjon, skal virksomheten vise til den bestemmelsen som er grunnlag for avslaget. Virksomheten skal også gi en frist for å kreve nærmere begrunnelse og om klageadgang og klagefrist, jf. miljøinformasjonsloven § 18 femte ledd.

I lovens § 18 står det mer om krav til private virksomheters saksbehandling ved krav om miljøinformasjon.

Når det kommer inn en klage til klagenemnda, sender sekretariatet kopi av klagen til virksomheten med en frist for å komme med kommentarer (tilsvarsfrist). I tillegg til å gjøre rede for sitt syn, bør virksomheten som er klaget inn legge ved informasjon som er relevant for saken.

Dersom innklagede mener den etterspurte informasjonen omfattes av et av unntakene etter miljøinformasjonsloven eller produktkontrolloven, så bør det gis en nærmere begrunnelse for dette. Det samme gjelder dersom virksomheten mener den har svart godt nok på kravet om informasjon.

Dersom du får avslag på ditt krav om miljøinformasjon eller du mener at det svaret som er gitt ikke er godt nok, kan du klage til klagenemnda, jf. miljøinformasjonsloven § 19. Klagen må sendes innen tre uker regnet fra da du mottok avslaget eller svaret. Du kan også klage dersom du ikke får svar fra virksomheten, jf. § 19 annet ledd.

Den som mottar krav om miljøinformasjon, skal besvare henvendelsen snarest mulig og senest innen en måned etter at kravet er mottatt, jf. miljøinformasjonsloven § 19 fjerde ledd. Dersom det er tale om mye informasjon eller informasjonens karakter gjør det vanskelig å utlevere den innen fristen, kan fristen forlenges. I så fall skal virksomheten senest innen en måned etter at kravet er mottatt, informere den som har satt fram kravet om årsaken til at de trenger lenger svarfrist, og samtidig informere om når svaret vil bli gitt. Slikt foreløpig svar kan unnlates dersom det er åpenbart unødvendig. Informasjonen må uansett senest være kommet frem til den som har fremsatt kravet innen to måneder.

Klagenemnda behandler bare klager mot private virksomheter. Dersom klagen gjelder et offentlig organs behandling av krav om miljøinformasjon, er det nærmeste overordnede organ som skal behandle klagen. For eksempel skal et avslag på krav om miljøinformasjon fra Miljødirektoratet avgjøres av Klima- og miljødepartementet. Klagen skal likevel sendes til det organet som har avslått kravet, og så sendes saken videre derfra dersom organet opprettholder sitt avslag.